Aquí está la solución

Hoy en día, muchos restaurantes utilizan aplicaciones de pedido de terceros (3POA) como GrubHub y EAT24 para atraer nuevos clientes y aumentar sus resultados. Sin embargo, las aplicaciones de 3POA tienen el potencial de crear enormes obligaciones de impuestos de ventas para la empresa si no se manejan correctamente. Esto puede resultar en multas y sanciones costosas que salen directamente de la billetera del propietario y, en el peor de los casos, estas multas excesivas pueden ser fatales para una empresa si no se las controla.

El problema es que los pedidos en línea provenientes de 3POA no se reciben en el sistema POS del restaurante. En su lugar, se reciben en un dispositivo separado fuera del sistema POS del restaurante y los ingresos de estas ventas de 3POA se depositan directamente en la cuenta bancaria del comerciante. Ni el pedido ni los ingresos se registran en el sistema POS. Esto puede configurar una obligación de impuestos de ventas potencialmente enorme para el comerciante si estas ventas no se informan o crean un tremendo dolor de cabeza de contabilidad para informar con precisión. La cuenta bancaria del comerciante no se equilibrará con las ventas de su TPV y este es uno de los primeros lugares en los que un Auditor del Estado buscará en una auditoría de impuestos sobre las ventas. Existe una solución simple para asegurarse de que los pedidos de 3POA se registran y las cuentas se reconcilian.

La solución simple para este problema es registrar las ventas de 3POA en el punto de venta de los comerciantes diariamente. (Como profesionales de los impuestos sobre las ventas, recomendamos la grabación diaria como la mejor práctica comercial). Sin embargo, hay un poco de matices en esta solución simple dependiendo de dónde se encuentre el restaurante. En la mayoría de los estados, es responsabilidad del comerciante cobrar, archivar y pagar el impuesto a las ventas en los pedidos de 3POA. Pero en 5 estados, Florida, Georgia, Michigan, Utah y Virginia, el 3POA debe cobrar, presentar y pagar el impuesto sobre las ventas en nombre del comerciante. Ambos escenarios requieren acción por parte del comerciante.

En los cinco estados mencionados anteriormente, las 3POA pagan el impuesto sobre las ventas directamente al estado en nombre del comerciante, a menos que el comerciante firme específicamente una exención que diga que lo pagará ellos mismos, en cuyo caso el impuesto sobre las ventas se devuelve al comerciante para su pago. Pero, según GrubHub, esto rara vez sucede. A pesar de que el 3POA paga el impuesto sobre las ventas para el comerciante, esto no hace que el comerciante se salga del gancho porque las ventas aún deben registrarse e informarse al estado. Tener registros de ventas precisos significa que las ventas de puntos de venta deben conciliarse o equilibrarse con los depósitos en la cuenta bancaria del comerciante. Pero si los pedidos de 3POA van a un dispositivo separado y los ingresos van directamente a la cuenta bancaria del comerciante, no se registran en el sistema POS y esto crea un problema de conciliación. Para rectificar esto, el comerciante debe ingresar sus ventas de 3POA en su sistema POS. Para hacer esto, simplemente crean un TIPO DE PEDIDO (ARTÍCULO) llamado "Órdenes de terceros" con una función de PRECIO ABIERTO y lo convierten en un artículo no sujeto a impuestos. Al final de cada día, sí todos los días, ingresan las TOTAL NET SALES (ventas brutas menos el impuesto a las ventas) de todos los 3POA que están utilizando, como una venta "no sujeta a impuestos" en su sistema POS. El "Total Net Sales" está disponible en el panel del comerciante de 3POA o agregando todos los cheques de invitado de cada 3PO. Ingresar esta cantidad garantizará que las ventas de 3POA se registren con precisión en el POS y se informen al estado cuando DAVO se presente en nombre del comerciante. En el caso de una auditoría de impuestos sobre las ventas, los registros de ventas del comerciante de su POS coincidirán con los registros de depósito de su cuenta bancaria.

Para todos los demás estados que las 3POA no presentan el impuesto a las ventas en nombre del comerciante, es responsabilidad del comerciante pagar el impuesto a las ventas. Nuevamente, las ventas de 3POA deben ingresarse en el POS, pero esta vez como ventas sujetas a impuestos. Para contabilizar estas ventas, el comerciante crea nuevamente un TIPO DE PEDIDO (ARTÍCULO) denominado "Órdenes de terceros" en el POS con una función de PRECIO ABIERTO que hace que el artículo sea una venta "sujeta a impuestos". Al final de cada día, ingresan sus VENTAS TOTALES NETAS (impuesto bruto sobre las ventas menos) de todos los 3POA que están usando. El total se puede encontrar de nuevo en el panel del comerciante de 3POA o sumando todos los cheques de invitados de 3POA. Ahora, el POS calculará el impuesto a las ventas sobre el total de ventas de 3POA, lo que los hará parte del total de las ventas diarias informadas por el POS del restaurante. DAVO reservará automáticamente la cantidad correcta del impuesto a las ventas recaudado para el pago al estado. Asegúrese de que los cargos de entrega se ingresen por separado como imponibles o no imponibles, según las leyes de la jurisdicción impositiva.

Al ingresar el total neto de ventas en el POS todos los días, el comerciante está convirtiendo su POS en el registro oficial de ventas que se equilibrará con sus estados de cuenta bancarios. Además, DAVO tendrá un registro preciso de las ventas mensuales totales del comerciante, incluido lo que se vendió fuera del sistema POS a través del 3POA. Esto permitirá a DAVO cobrar, archivar y pagar con precisión el impuesto a las ventas en nombre del comerciante y crear una pista de auditoría segura al correlacionar los datos de ventas del POS con los datos de ventas que se reportan en la declaración de impuestos.