Por Karen Tenenbaum, Esq., LL.M. (Impuestos), CPA de Tenenbaum Law y David Joseph, evangelista de impuestos de ventas automatizados y cofundador/DAVO Technologies

Las palabras "auditoría de impuestos sobre las ventas" infunden gran temor en la mayoría de los propietarios de negocios, pero particularmente en los de la industria alimentaria. Los dueños de restaurantes se encuentran entre los contribuyentes morosos comunes y de más alto perfil en el estado de Nueva York, según un Informe Bloomberg BNA. Otros tipos de empresas también deben tener cuidado. Nueva York es muy agresiva para perseguir a las empresas que no presentan declaraciones de impuestos sobre las ventas o no pagan los impuestos adeudados.

La clave para evitar o luchar contra una auditoría es implementar procesos apropiados en sus rutinas comerciales diarias para realizar un seguimiento adecuado de sus ventas. Desafortunadamente, muchas empresas que, por lo demás, hacen un buen trabajo al documentar sus ventas, caen presa de una trampa común del impuesto sobre las ventas: las ventas exentas de impuestos. Para protegerse, los propietarios pueden seguir pautas simples para garantizar que estas ventas no se pierdan.

¿Qué quieren los auditores?

Los auditores generalmente comienzan pidiendo a las empresas dos cosas: registros de ventas y extractos bancarios. ¿Por qué es este el punto de partida? Los auditores están verificando que los registros del saldo de ventas con los extractos bancarios, en otras palabras, las ventas equivalen a depósitos. Se están asegurando de que la empresa cobre la cantidad correcta de impuestos sobre las ventas en las ventas sujetas a impuestos. Si hay ventas no sujetas a impuestos o exentas de impuestos, quieren saber por qué y ver pruebas. 

Cuando una empresa no cobra impuesto sobre las ventas, es responsabilidad de la empresa documentar y justificar el motivo. Ahí es donde entran en juego los certificados de exención de impuestos. Son la prueba que necesitas. Es responsabilidad del comerciante solicitar, guardar una copia y asociar el “Certificado de Exención de Impuestos” con la venta. En una auditoría, si no se tiene un certificado de exención de impuestos registrado para una venta en particular, a menudo el comerciante paga el impuesto sobre las ventas de su propio bolsillo.

¿Cuándo necesita un certificado de exención de impuestos?

Los certificados de exención de impuestos sobre las ventas permiten a un comprador realizar compras libres de impuestos que de otro modo estarían sujetas a impuestos. Dentro de la industria de restaurantes, los ejemplos de transacciones libres de impuestos incluyen compras de ciertos artículos para reventa o para uso exento. Por ejemplo, cuando se compran alimentos como dulces, refrescos, agua embotellada y otros artículos para revenderlos a los clientes, el restaurante puede comprarlos libres de impuestos en virtud de un certificado de exención de reventa emitido al proveedor.

Otro ejemplo de transacciones libres de impuestos implica compras realizadas por una organización exenta de impuestos. Cuando un cliente es una entidad exenta de impuestos, como una agencia gubernamental, una escuela o un grupo religioso sin fines de lucro, la entidad puede comprar ciertas ventas de bienes y servicios libres de impuestos, siempre que presente una copia de su certificado de exención de impuestos en el momento de la venta. 

¿Cómo debe documentar sus ventas exentas de impuestos?

Las auditorías exitosas se reducen a un buen mantenimiento de registros. Cuanto más tiempo esté sentado el auditor en su negocio descifrando sus libros y registros, mayor será la sanción. Debido a que muchas empresas no mantienen registros adecuados, las ventas exentas de impuestos son una fruta al alcance de la mano para los auditores.

Sin embargo, es fácil cumplir siempre que tenga este proceso simple:

1. Cada vez que una organización exenta de impuestos le solicite eliminar el impuesto sobre las ventas de su pedido, exigirles que le den una copia de su certificado de exención de impuestos. También debe comprobar que el certificado utiliza el formulario correcto, que se han rellenado todos los campos y que está firmado y fechado. Si no obtiene un certificado correcto, el impuesto sobre las ventas permanece sobre la venta. ¡Sin excepciones!
2. Imprima una copia del recibo de venta que muestre que se eliminó el impuesto sobre las ventas y adjúntelo al certificado.
3. Archive el certificado/documento de recibo para sus registros en caso de una auditoría.

La clave para proteger su negocio de una sanción con ventas exentas de impuestos es nunca eliminar el impuesto a las ventas para una organización a menos que le presenten un certificado físico.

Recuerde que las empresas que no cumplan con las reglas del impuesto sobre las ventas están sujetas a consecuencias significativas en Nueva York. Se pueden imponer multas e intereses; a la empresa se le puede revocar su Certificado de autoridad, o podría enfrentarse a un proceso penal por falta de pago. Además, los impuestos sobre las ventas son impuestos de fondos fiduciarios, por lo que los propietarios, operadores e incluso los inversores pueden ser considerados personalmente responsables de las deudas tributarias de fondos fiduciarios de la empresa. El estado de Nueva York puede buscar cualquier combinación de métodos de ejecución, como órdenes judiciales, gravámenes, ejecución de ingresos y confiscación de la empresa, para cobrar lo que se debe. Si un contribuyente debe $10,000 o más en impuestos, multas o intereses, Nueva York también puede suspender la licencia de conducir del estado de Nueva York de un contribuyente.

No deje que las ventas exentas de impuestos se pierdan. Siga los procedimientos establecidos para proteger su negocio y evitar responsabilidades. Ahora existen procesos que pueden recaudar, presentar y pagar automáticamente su impuesto sobre las ventas por usted. 

Si tiene preguntas sobre una auditoría de impuestos sobre las ventas, envíe un correo electrónico ktenenbaum@litaxattorney.com.

Si tiene preguntas sobre la automatización del impuesto sobre las ventas, comuníquese con david@davosalestax.com

Descargo de responsabilidad: La información contenida en este artículo no constituye asesoramiento fiscal y es solo para fines informativos.

Karen Tenenbaum, Lic., LL.M. (Impuestos), CPA es fundador y socio gerente de Tenenbaum Law, PC (www.litaxattorney.com), un bufete de abogados tributarios en Melville, NY, que enfoca su práctica en la resolución de controversias tributarias del IRS y del estado de Nueva York. Se puede comunicar con Karen en ktenenbaum@litaxattorney.com y en el 631-465-5000.

David Joseph es un ex propietario de un restaurante y cofundador de DAVO Technologies. La aplicación DAVO Sales Tax cobra automáticamente el impuesto sobre las ventas diariamente y lo archiva y paga cuando vence, a tiempo y en su totalidad. Miles de comerciantes en los EE. UU. utilizan DAVO y nunca se preocupan por cuándo y cómo se pagarán sus impuestos sobre las ventas. Se puede contactar a David en david@davosalestax.com y al (207) 504-4078